8 funciones de Google Calendar que debería comenzar a usar ahora

Probablemente no pase mucho tiempo en Google Calendar o esté obsesionado con las nuevas funciones de Google Calendar. Esto es bueno: los calendarios son para planificar su tiempo, no para gastarlo. Pero Google Calendar obtiene nuevas funciones con regularidad, y es muy probable que se haya perdido algunas en los últimos años.

Te tenemos cubierto. Estas son algunas de las funciones de Google Calendar que se agregaron recientemente que es posible que se haya perdido.

Índice de contenidos

    1. La vista de planificación

    nueva vista de programación de Google Calendar

    Esto está un poco oculto: una vista de Agenda que puede mostrarle a usted y los calendarios de sus colegas uno al lado del otro. Funciona mejor con cuentas de Google Workspace (anteriormente G Suite) en una empresa donde se comparten los calendarios de todos. Agregue los calendarios de sus colegas desde la barra lateral izquierda, luego seleccione el archivo Día ver desde el menú superior izquierdo de Google Calendar.

    Ahora, haga clic en la marca de verificación junto al calendario de un colega y podrá ver su horario al lado del suyo para ese día. ¿Necesitas ver un día diferente? Utilice el minicalendario de la barra lateral izquierda para seleccionar un día diferente o las flechas de la parte superior para desplazarse por los eventos día a día.

    No puede mover eventos entre calendarios, después de todo, otros calendarios son propiedad de otras personas, pero son es una forma práctica de ver cuándo otras personas de su equipo están libres u ocupadas.

    2. Planificar salas de reuniones

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    Compruebe si hay una sala disponible y resérvela para su evento (GIF a través de Google)

    Los calendarios son por tiempo, pero Google Calendar también puede ayudarlo a organizar el espacio. O al menos los espacios. Justo al lado del Huéspedes pestaña donde agrega asistentes al evento, es fácil perderse Habitaciones , donde puede buscar las salas de reuniones disponibles de su empresa, ver qué funciones tienen y agregarlas directamente a un evento.

    Al igual que agregar asistentes a un evento, debe escribir el nombre de la sala para ver las salas correspondientes, luego puede filtrar por disponibilidad para ver solo las salas que estarán libres durante el tiempo de la reunión. Una vez que haya guardado su cita, no tendrá que preocuparse de que se reserve una sala de reuniones dos veces (o de tener que recordarle a su equipo dónde se reunirá en el último minuto).

    Y no hay razón para limitar esta funcionalidad al espacio físico. En Zapier, lo usamos para reservar cuentas compartidas de Zoom.

    3. Herramienta simplificada para espacios para citas

    Espacio para citas en Google Calendar

    Google agregó un archivo Espacios para citas hace unos años bajo el nombre del evento, junto al Fuera de la oficina es Tareas opciones. Es una forma de marcar la hora en su calendario como gratuita para reuniones, con un enlace que puede compartir con otras personas para que puedan reservar una cita con usted durante cualquiera de estas franjas horarias.

    Para agregar espacios para citas, abra la vista Día, Semana, 4 días o Programación y haga clic y arrastre al período de tiempo que desea programar reuniones. Haga clic en el Espacios para citas y, a continuación, elija la duración de cada reunión. O haga clic en Mas opciones para que estas franjas horarias se repitan y para agregar una descripción, invitados y sala de reuniones a la franja horaria.

    Reserve una cita de franja horaria en Google Calendar
    Comparta su página de reserva para que la gente pueda programar citas con usted

    Una vez agregado, haga clic en el evento, luego haga clic en La página de citas de este calendario enlace en la descripción para abrir un calendario de reserva en una nueva pestaña. Copie el enlace y compártalo con otras personas para que puedan reservar una cita con usted desde uno de los espacios para citas disponibles. También puede incluir el enlace en su firma de correo electrónico para compartirlo fácilmente con todos.

    Ahora, cuando alguien quiera conocerte, puede abrir tu calendario, ver cuándo estás ocupado y reservar una cita en el momento en que te hayas marcado como libre, no solo cuando haya un espacio en blanco en el calendario. Es una excelente manera de facilitar la reserva de reuniones sin tener que enviar correos electrónicos de un lado a otro.

    4. Informe a sus colegas cuando no esté conectado

    Cancelar todas las reuniones a las que debería asistir es quizás la mejor parte de planificar unas vacaciones. Sin embargo, también es la peor parte, porque tienes que revisar tu calendario y rechazar individualmente todas esas reuniones.

    Pero debido a la función fuera de la oficina de Google Calendar, no es necesario.

    Funcionalidad fuera del sitio de Google

    Esta es otra opción al crear un nuevo evento. Marque un período de tiempo como fuera de la oficina y todas las citas durante ese tiempo serán rechazadas en masa. Google Calendar también rechazará cualquier invitación futura que reciba durante ese tiempo.

    Rechazar reuniones automáticamente

    Continúe y evite que sus colegas reserven reuniones a las que no puede asistir.

    5. Ver más con una vista anual

    Vista de año del calendario de Google
    calendario de Google

    Google Calendar tiene una vista anual. Probablemente no se dio cuenta de que lo agregaron, pero lo hicieron. Puedes usarlo.

    Haga clic en el menú Ver en la parte superior derecha y seleccione Año (o presione Y en el teclado) para ver todo el año de un vistazo. Las fechas con eventos no están resaltadas en absoluto, pero puede hacer clic en una fecha para ver todo lo programado en una ventana emergente. O haga doble clic en una fecha para abrirla en la vista Día.

    6. Encuentra cualquier cosa con la búsqueda avanzada

    Buscar en Google Calendar
    Documentos, citas, contactos y más de una búsqueda combinada

    Google Calendar tenía una función de búsqueda bastante pobre, lo cual es irónico, literalmente, viniendo de Google. Esto cambió hace unos años: ahora está disponible una búsqueda avanzada.

    Haga clic en el icono de búsqueda y escriba su consulta y Google encontrará los contactos y eventos que coinciden, al instante. Haga clic en un evento para abrir una vista previa rápida; haga clic en un contacto y Google Calendar mostrará una lista de todos los eventos con ese contacto.

    Búsqueda avanzada de Google Calendar

    ¿Necesitas encontrar un evento específico? Haga clic en la flecha en la parte inferior derecha del cuadro de búsqueda para abrir la búsqueda avanzada de Google Calendar. Puede elegir qué calendarios buscar, invitados y ubicaciones para verificar, términos de búsqueda para buscar (o no encontrar) y un rango de fechas específico para buscar. Debería ser suficiente para encontrar lo que necesita.

    7. Lleve un registro del tiempo con un reloj mundial.

    Reloj mundial de Google Calendar

    Las herramientas de programación de Google Calendar lo ayudan a ver cuándo las personas están ocupadas, pero si trabaja en diferentes zonas horarias, es posible que no sea tan obvio cuando están ocupadas. dormir. Hay una nueva herramienta de Google Calendar para ayudarlo con esto: un reloj mundial que probablemente ya haya notado en las capturas de pantalla.

    Oculto debajo del calendario mensual en la barra lateral, el reloj mundial muestra la hora actual, la ciudad o la zona horaria, y un sol o una luna para que sepa si alguien debería estar dormido de un vistazo. No muestra la fecha si alguien está en el futuro, pero sí muestra al oficial GMT+/- zona horaria si pasa el mouse sobre el reloj.

    Configuración del reloj mundial de Google Calendar

    Primero deberá habilitar el reloj mundial de Google Calendar. Haga clic en el icono de rueda dentada en la parte superior derecha y seleccione ajustes, luego desplácese hacia abajo hasta Reloj mundial panel y comprobar Muestra el reloj mundial. Luego haga clic en Agregar zona horaria, y seleccione la hora correcta que desee. En segundos, debería poder obtener una descripción general rápida de la hora actual de todo su equipo como una contraparte útil de la vista Programación.

    8. El tiempo es corto (pero puede recuperarlo)

    Google da y Google quita (RIP Google Reader). Una característica de Google Calendar que ha desaparecido en los últimos años es la previsión meteorológica. Sin embargo, no se preocupe, puede agregarlo nuevamente. He explicado cómo en mi artículo sobre cómo convertir Google Calendar en un centro de productividad, así que léelo para obtener más detalles. La esencia, sin embargo, es que tienes que usar este servicio de terceros.

    No es tan bueno como la antigua función meteorológica, pero funciona.


    ¿Quieres más consejos de Google Calendar? Consulte nuestra lista de configuraciones de Google Calendar para reducir el estrés que no sabía que necesitaba.

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