Cómo crear eventos de Google Calendar desde un sp de Google

Es una molestia crear eventos de calendario a granel, pero para cosas como la planificación de eventos o el seguimiento de los eventos externos de su equipo, es un trabajo que debe hacerse.

Puede ahorrar tiempo utilizando Zapier para crear automáticamente eventos de Google Calendar desde una hoja de Google. Esto es especialmente útil cuando necesita agregar eventos a Google Calendar de forma masiva o los miembros del equipo agregan eventos a su calendario o uno compartido.

Con un solo Zap, lo que llamamos nuestros flujos de trabajo automáticos, puede crear automáticamente eventos de Google Calendar cada vez que se agrega una nueva fila a una hoja de Google.

Te explicaremos como hacerlo crear automáticamente eventos de Google Calendar desde Google Sheets con un Zap: nuestra palabra para un flujo de trabajo automatizado. Haga clic en el Utilice este Zap a continuación y siga los pasos para configurarlo.

A continuación, le indicamos cómo configurarlo:

  1. Cree su hoja de cálculo en Google Sheets (y asegúrese de registrarse en Zapier si aún no lo ha hecho).

  2. Conecte su cuenta de Google Sheets y personalice el activador.

  3. Conecte su cuenta de Google Calendar y personalice su evento de calendario.

  4. Pruebe su Zap y enciéndalo.

Zapier te permite enviar información automáticamente de una aplicación a otra, lo que te ayuda a reducir las tareas manuales. Obtenga más información sobre cómo funciona Zapier.

Índice de contenidos

    Antes de empezar

    Si aún no ha creado una hoja de cálculo, cree una en Hojas de cálculo de Google y asegúrese de etiquetar las columnas. Esto será importante al configurar su Zap. Asegúrese de tener columnas separadas para la fecha de inicio, la hora de inicio, la fecha de finalización y la hora de finalización. Complete su hoja de cálculo con algunas líneas de información si está en blanco; usará esos datos en Zapier para probar su Zap.

    Si no tiene información real para usar, puede ingresar un envío de muestra usando información que reconocerá fácilmente. Por ejemplo, en lugar de escribir caracteres aleatorios, use caracteres elegantes para no confundir su prueba con una presentación real. Para nuestro ejemplo, recopilaremos solicitudes de vacaciones para crear un calendario de tiempo fuera de la oficina compartido para los miembros de nuestro equipo.

    Una hoja de Google con columnas etiquetadas para las fechas y horas de inicio y finalización, el motivo del tiempo libre y el nombre del empleado.

    Conectar Hojas de cálculo de Google

    Haga clic en Utilice este Zap botón de arriba para comenzar, que lo llevará directamente al editor de Zap. Aquí es donde crea y personaliza sus propios flujos de trabajo automatizados.

    Necesitará una cuenta de Zapier para utilizar los flujos de trabajo de esta pieza. Si aún no tiene una cuenta, puede comenzar de forma gratuita.

    En el editor de Zap, primero establece el paso de activación. Un disparador es un evento que inicia un Zap. Se le pedirá que conecte su cuenta de Google Sheets. Si lo ha vinculado antes, seleccione su cuenta en el menú desplegable.

    Una captura de pantalla del editor Zap. El menú desplegable enumera las cuentas de Google Sheets existentes que ya se han vinculado a Zapier. Un cuadro rojo indica la opción de agregar una nueva cuenta.

    Si es la primera vez que vincula su cuenta de Google Sheets a Zapier o su cuenta no aparece en la lista, haga clic en + Agregar una nueva cuenta. Deberá otorgar permiso a Zapier para acceder a su cuenta.

    Después de vincular su cuenta, haga clic en Sigue así.

    Para cada aplicación que conecte, Zapier le pedirá un conjunto general de permisos que le permitirán ser flexible con sus Zaps. Las únicas acciones que Zapier realiza en las cuentas de su aplicación son aquellas que un Zap en particular necesita para lograr lo que usted configuró.

    Personaliza tu gatillo

    A continuación, debe indicarle a Zapier qué hoja de cálculo y qué hoja de trabajo, si corresponde, desea activar Zap.

    Bajo la Hoja de cálculo haga clic en el menú desplegable para seleccionar el archivo de Hojas de cálculo de Google. Luego, haga clic en el menú desplegable debajo del archivo Hoja de cálculo campo para seleccionar una hoja de trabajo específica. Si no tiene varias hojas de trabajo dentro de un solo archivo, generalmente será Hoja1.

    Texto alternativo: una captura de pantalla del paso de Google Sheets en el editor Zap. El menú desplegable debajo del campo Hoja de trabajo muestra solo una hoja.

    Hacer clic Sigue así.

    Prueba tu gatillo

    Ahora es el momento de probar nuestro disparador. Zapier encontrará una fila existente de su hoja de Google para usar como datos de muestra. Esta información se utilizará en pasos posteriores para completar la creación del resto de nuestro Zap. Hacer clic Prueba de gatillo.

    Una captura de pantalla de la información de muestra de Google Sheet en el editor Zap. Se muestra la información que coincide con la fila de nuestra hoja de trabajo.

    Si la información de la prueba parece correcta, haga clic en Sigue así. Si algo está mal, o si Zapier no puede encontrar una fila en su hoja, regrese al paso anterior y verifique que todo esté correcto.

    Conecta y personaliza Google Calendar

    A continuación, personalizaremos el paso de acción. Una acción es un evento que realiza un Zap después de haber sido activado.

    El modelo ya preseleccionó el nuestro Aplicación es Evento de acción, luego continúe y haga clic en Sigue así.

    Una captura de pantalla del paso de acción en el editor de Zap. Se selecciona Google Calendar como la aplicación y Crear evento detallado se selecciona como evento de acción.

    Luego, conecte su cuenta de Google Calendar. Si ya lo ha vinculado a Zapier, haga clic en el menú desplegable para seleccionar su cuenta. Si su cuenta no aparece en la lista, haga clic en + Agregar una nueva cuenta y autoriza a Zapier a acceder a su cuenta de Google Calendar. Cuando haya terminado, haga clic en Sigue así.

    Personaliza tu evento de calendario

    A continuación, personalizaremos la forma en que queremos que se vea nuestro evento de Google Calendar.

    Haga clic en el menú desplegable a continuación Calendario para seleccionar el calendario específico en el que desea que Zapier cree un evento. Por ejemplo, si tiene un calendario de equipo separado de su calendario personal.

    La Resumen es el texto principal del calendario que aparece en cualquier evento de Google Calendar. Haga clic en Ingrese texto o ingrese datos. Puede escribir el texto, que aparecerá igual cada vez que se ejecute su Zap. Si desea utilizar la información de la fila de su hoja de Google, seleccione un campo de hoja de Google en el menú desplegable.

    Un GIF que muestra cómo agregar texto y campos de mapas de Google Sheets a Zapier. Los campos de la hoja de cálculo se muestran en un menú desplegable para que pueda elegir cuáles mostrar al configurar su evento de calendario.

    A esto se le llama mapeo de campo. Cuando asigna datos, como el nombre de un contacto, lo que ve en el editor es un marcador de posición. Estos datos de marcador de posición solo serán utilizados por nuestro Zap cuando lo probemos. Una vez que Zap está activado, los datos reales de Google Sheets (o cualquier aplicación seleccionada) se utilizarán al ejecutar Zap.

    Luego, compila el archivo Descripción campo con cualquier texto o campo de Google Sheets que desee.

    Una captura de pantalla de texto y un campo de Hojas de cálculo de Google asignados al campo Descripción. Se lee "OOO -" y luego muestra una forma ovalada con el logotipo de Google Sheets y la información extraída de la hoja de cálculo.

    Debajo Fecha y hora de inicio, seleccione los campos que desea utilizar de su hoja de Google en el menú desplegable. Puede seleccionar más de una opción. Haz lo mismo por Fecha y hora de finalización campo.

    Una pantalla de campo compartida que asigna múltiples opciones de Hojas de cálculo de Google a un campo. Este ejemplo muestra la selección de la fecha de inicio y la hora de inicio.

    Personalice las opciones restantes como desee, por ejemplo, si desea recordatorios. Cuando haya terminado, haga clic en Sigue así.

    Pruebe su Zap y enciéndalo

    Ahora es el momento de probar nuestro Zap para asegurarse de que funciona. Zapier creará un evento de Google Calendar utilizando información de nuestra hoja de Google.

    Puede omitir esta prueba si lo desea haciendo clic en Saltar prueba ubicado en la esquina superior derecha. Sin embargo, debe probar su Zap para asegurarse de que su evento de calendario se haya creado correctamente. Haga clic en uno de los botones de prueba para continuar.

    Una captura de pantalla del paso de la acción de prueba en el editor de Zap. Una flecha indica la opción Omitir prueba, mientras que un cuadro rojo resalta los botones de prueba.

    Si la prueba fue exitosa, verá un mensaje como este.

    Un mensaje de texto exitoso en el editor Zap. La ventana de vista previa muestra la información del calendario que se ha creado.

    Abra Google Calendar y busque su evento de calendario para asegurarse de que sea correcto. Si está satisfecho con todo, encienda su Zap haciendo clic en Activar Zap o usando el control deslizante de alternar en el editor.

    Una captura de pantalla de un botón de desplazamiento gris en la posición APAGADO.

    Su Zap ahora creará automáticamente eventos de Google Calendar cada vez que agregue una nueva fila a Google Sheets.

    Para conocer más formas de automatizar sus aplicaciones con Zapier, le recomendamos:

    Esta pieza fue lanzada originalmente en septiembre de 2017 y escrita por Carlin Sack. Krystina Martinez lo actualizó sustancialmente en diciembre de 2020.

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