Cómo enviar correos electrónicos a colegas sobre una muerte en su familia + ejemplos

Perder a un miembro de la familia siempre es difícil. Sus primeros pasos generalmente implican el duelo con familiares y amigos, planear el funeraly tratarlo de la mejor manera posible. Dicho esto, es posible que también deba considerar su lugar de trabajo.

Serás fundamental en cosas como cuánto tiempo debe tomarse fuera del trabajo después de una pérdida. También es una buena idea pensar en cómo compartir la noticia con sus colegas para evitar conversaciones incómodas.

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Además de contactar a su empleador un pedir permiso por duelo, es posible que también desee enviar un correo electrónico a sus colegas. Mantener a sus compañeros de trabajo actualizados con sensibilidad y al tanto de una muerte en su familia asegura que no hagan preguntas dolorosas y minimiza los chismes.

Si bien esta es una decisión muy personal, existen muchas razones para elegir enviar un correo electrónico a sus compañeros de trabajo sobre una muerte en su vida personal. En esta guía, aprenderá los pasos para notificar a sus colegas sobre una muerte en su familia. También le proporcionamos algunos ejemplos para que pueda comenzar.

¿Por qué notificar a sus colegas de una pérdida?

Si bien ciertamente tiene derecho a su privacidad, existen algunas razones por las que podría ser útil proporcionar esta noticia usted mismo:

  • Intimidad: Puede elegir qué información compartir y evitar chismes y especulaciones no deseados.
  • Consulta: Enfrentar preguntas sobre lo que sucedió, quién murió, etc. es agotador después de una pérdida. Al compartir esta información de manera breve y profesional, evita conversaciones individuales no deseadas e incómodas.
  • Apoyo: Finalmente, al compartir su pérdida, también puede solicitar el apoyo que necesita. Podría ser tan simple como amable condolencia o más involucrados como cubrir proyectos o clientes.

En otras palabras, alertar a sus compañeros de trabajo sobre una muerte en su familia le da más control sobre una situación trágica. Si no se siente cómodo compartiendo, también puede pedirle a su supervisor que comparta las noticias en su nombre. Anunciando la muerte de un familiar de un empleado, un jefe puede evitar revelar más detalles personales.

Procedimiento para notificar a los compañeros de un fallecimiento en la familia

Al informar a sus compañeros de trabajo de una muerte en su familia, hay algunas cosas que debe tener en cuenta. No solo el tiempo es fundamental, sino que también desea lograr el equilibrio adecuado en lo que respecta a la privacidad. Siga estos pasos para manejar el proceso con cuidado.

1. Habla primero con tu jefe

Antes de enviar un correo electrónico a sus colegas, hable primero con su jefe o RR.HH. Tendrás que tener en cuenta el lugar leyes sobre el duelo para solicitar algo de tiempo libre, y es una buena idea pedir su bendición antes de enviar un correo electrónico masivo a su equipo.

Dependiendo del tamaño de su negocio, puede haber un protocolo para manejar situaciones de duelo. En este caso, siga su guía. De lo contrario, continúe con los pasos a continuación.

2. Considere el momento

Como se trata de un anuncio formal, asegúrese de considerar el momento de su correo electrónico. Cuanto antes lo envíe, mejor. Si bien no debería tener que tomarse un tiempo lejos de su familia, debe enviar la carta antes de tomar una licencia prolongada por duelo, si es posible.

Si no está seguro de poder enviar el correo electrónico con prontitud, pídale a otra persona que lo haga por usted. Un colega o supervisor de confianza también puede escribir y entregar el correo electrónico en su nombre.

3. Elija sus destinatarios

Tiene cierta flexibilidad cuando se trata de quién quiere que reciba su anuncio de duelo. Puede enviarlo a todo su departamento, a las personas con las que trabaja directamente o simplemente a los supervisores de equipo. Depende totalmente de usted y del protocolo de su empresa.

Considere con quién trabaja habitualmente y quién es probable que note su ausencia. Para equipos más pequeños, puede ser apropiado enviar el mensaje a todos.

4. Sea directo y breve

Al escribir su correo electrónico, incluya toda la información con la que se sienta cómodo. Incluya lo siguiente lo más claramente posible:

  • Tu pérdida: Comparta que ha sufrido una pérdida, ya sea que comparta quién ha fallecido o simplemente que tiene una emergencia familiar. Esto depende totalmente de ti.
  • Duración: ¿Cuánto tiempo estará de licencia por duelo? Sea específico si es posible y comparta fechas importantes.
  • Apoyo: ¿Necesitas algo de tu equipo? Es posible que deseen organizarse ideas para regalos de simpatíay podría darles una forma de coordinar esto. Por otro lado, es posible que también necesite algo de espacio y privacidad.
  • Punto de contacto: Finalmente, designe a alguien como punto de contacto. Hazle saber a tu equipo cómo llegar a esta persona y quién está a cargo de tus proyectos mientras estás fuera.

Aparte de lo anterior, no es necesario que incluya información personal adicional si no se siente cómodo con ella. Nadie tiene derecho a una explicación, así que manténgase en su nivel de comodidad personal.

5. Configurar una respuesta automática

Por último, pero no menos importante, configure una respuesta automática utilizando su servicio de correo electrónico. Esto significa que cualquier persona que se comunique con usted por correo electrónico recibirá un mensaje informándole que no se encuentra en la oficina durante su licencia por duelo.

En el mensaje de respuesta automática, incluya una forma de comunicarse con usted en caso de emergencia. A continuación, se muestra un ejemplo de un mensaje de ausencia:

“Actualmente estoy fuera de la oficina y regresaré el 20 de enero. No puedo esperar para conectarme contigo entonces. Llámame al 555-765-4321 si hay un asunto urgente que deba tratarse antes del 20. Gracias ".

Si no está disponible, incluya la información de su punto de contacto:

“Actualmente estoy fuera de la oficina y regresaré el 20 de enero. No puedo esperar para conectarme contigo entonces. Póngase en contacto con el punto de contacto en @ email o 555-123-4567 si necesita algo antes del 20. Gracias ".

Ejemplo de líneas de asunto de correo electrónico para informar a los colegas de una muerte en la familia

A veces, la parte más desafiante del mensaje no es el correo electrónico en sí, sino la línea de asunto. A continuación, se muestran algunos ejemplos de líneas de asunto de correo electrónico para notificar a los compañeros de trabajo sobre una muerte en su familia.

  • Licencia de luto: 10 de enero - 15 de enero
  • Jane Doe anuncia la pérdida de uno de sus padres
  • La triste noticia de John Smith
  • Licencia de emergencia por muerte de un familiar
  • Aviso de duelo (John Doe)

Ejemplo de correo electrónico para alertar a los compañeros de trabajo de una muerte en su familia

Escribir un correo electrónico con un anuncio de defunción suele ser intimidante, pero no tiene por qué ser complicado. Como ocurre con la mayoría de los anuncios profesionales, menos es más. Siga los ejemplos a continuación para crear su notificación por correo electrónico para su lugar de trabajo.

A un gran equipo

Estimado equipo empresarial,

Le escribo para compartir que he sufrido una pérdida en mi familia y que estaré de baja por duelo el resto de la semana. Este es un momento difícil para nosotros y agradezco que respete la privacidad de mi familia en este momento. El apoyo de Company Name me permitió tomar una licencia por duelo del 10 al 15 de enero. Si necesita comunicarse conmigo durante este tiempo, comuníquese con mi supervisora, Jane Doe, en el departamento de marketing en JaneDoe@companyname.com.

Gracias por su apoyo continuo.

A un pequeño equipo

Hola todos,

Con gran tristeza anuncio la muerte de un querido amigo de la familia. Después de una larga batalla contra el cáncer, murió anoche. No regresaré a la oficina esta semana ya que apoyo a sus amigos y familiares en este momento difícil.

Tengo la intención de volver a trabajar el 15 de marzo y les pido su paciencia y comprensión continuas. Mi colega John Smith ha accedido amablemente a cubrir mi proyecto actual esta semana, así que dirija cualquier pregunta relacionada con el proyecto a JohnSmith@companyname.com hasta mi regreso.

Gracias por tu amabilidad.

Explique si un cónyuge o pareja ha fallecido.

Saludos,

Lamentablemente, les escribo con la triste noticia de que mi esposa falleció este fin de semana. Estaré fuera de la oficina el resto del mes para ocuparme de los negocios y pasar tiempo con mi familia. Le pido amablemente que respete la privacidad de mi familia en este momento. Cualquier pregunta sobre mis proyectos actuales puede dirigirse a Joan Smith en JoanSmith@companyname.com.

Gracias por entender.

Explicar si uno de los padres o abuelos ha fallecido.

Querido equipo,

Les escribo para informarles de la muerte de mi padre. La semana que viene iré a su funeral y tomaré una licencia por duelo del 10 al 25 de agosto para ocuparme de los asuntos de mi familia.

Gracias a todos por sus amables palabras. Realmente aprecio su apoyo. El equipo de ventas se ofreció amablemente a cubrir mi ausencia en este momento. Si necesita contactarme urgentemente, por favor llame al 555-124-8162.

Gracias por tu apoyo.

Actualice su lugar de trabajo después de una pérdida

Si ha sufrido una pérdida recientemente, lo último que desea hacer es responder preguntas detalladas sobre el lugar de trabajo. Al compartir con sus colegas que ha perdido a alguien, evita estas preguntas no deseadas e incómodas.

No solo lo ayuda a anticipar los chismes en la oficina, sino que también lo ayuda a obtener el apoyo que necesita. Además, lo protege de tener que preocuparse por el trabajo mientras se aflige y administra el negocio.

Es importante mantener abiertas las líneas de comunicación dentro de su nivel de comodidad personal. Al compartir sus noticias y detalles de su tiempo libre, se asegura de que sus colegas sepan cómo brindarle el mejor apoyo y cobertura durante este momento difícil.

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