Cómo usar el formato condicional en Excel Online

Al escribir una publicación de blog, un correo electrónico o un mensaje de Slack, usa el formato para que sea más legible. Cosas simples como poner texto en negrita y dividir párrafos son muy útiles.

Pero, ¿qué pasa cuando trabajas en una hoja de cálculo? ¿Cómo puede resaltar secciones importantes o detalladas de un gran conjunto de datos? ¿Cómo puede agregar un toque visual a ciertas filas y columnas que no solo harán que la hoja de cálculo sea más agradable a la vista, sino también más útil?

La respuesta: formato condicional.

Aquí, le mostraremos cómo usar el formato condicional en Excel Online. Para seguir, usa el nuestro hoja de demostración. Abra la hoja de cálculo en su navegador y seleccione Guardar en OneDrive. Luego, inicie sesión en su cuenta de OneDrive y podrá manipular los datos desde allí.

¿Qué es el formato condicional?

Tal como suena, la función de formato condicional de Excel le permite cambiar dinámicamente el formato de una celda (fondo o texto), según las reglas que haya establecido. Una regla en Excel Online funciona como un archivo si esto, entonces eso declaración.

Aquí hay un ejemplo nuestro. hoja de demostración. Supongamos que queremos resaltar todas las ventas unitarias por debajo de 100 cambiando el color de fondo de la celda a rojo. La regla de formato condicional sería algo así como "Si el valor de una celda para el rango de celdas seleccionado es menor que 100, cambie el color de fondo a rojo". Así es como se vería:

Ejemplo de formato condicional

Cada regla de formato condicional consta de tres partes.

  • Distancia: Empiece por seleccionar las celdas a las que se aplicará la regla. Esta podría ser la hoja de trabajo completa o solo una selección de filas o columnas.

  • Condición: Esta es la parte "si" de la cláusula if / then. Puede elegir entre más de una docena de opciones, incluidas mayor que, menor que, entre, etc.

  • Formateo: Esta es la parte "entonces" de la cláusula if / then. Excel Online tiene un estilo predeterminado para cada condición, pero puede personalizarlo.

Cómo usar el formato condicional en Excel

Hay muchas combinaciones de condiciones y estilos de formato, pero el proceso es siempre el mismo. Aquí hay una descripción general:

  1. Seleccione un intervalo.

  2. Ir Casa sección y haga clic en Formato condicional.

  3. Seleccione la regla (y personalice la condición si lo desea).

  4. Seleccione el estilo de formato.

  5. Hacer clic OK.

Siga a continuación para obtener instrucciones más detalladas utilizando el nuestro hoja de demostración. En los pasos a continuación, le mostraremos cómo destacar a los empleados que lograron más de 140 unidades de ventas en 2019.

1. Seleccione un intervalo

Primero, vaya a la parte superior de la hoja de cálculo y desactive el archivo Cinta simplificada característica. Esto hará que el archivo Formato condicional botón más fácil de detectar.

Deshabilite la funcionalidad de cinta simplificada en Excel

Entonces, incluso antes de abrir la barra de herramientas de formato condicional, resalte el rango de datos con el que está trabajando. Puede ser una fila, una columna o incluso toda la hoja. En este caso, será la columna C.

Resalta los datos

2. Seleccione la regla

Una vez que haya seleccionado el rango, haga clic en Formato condicional botón de Casa sección en la barra de herramientas.

Botón de formato condicional en la sección Inicio

En el menú desplegable, verá las dos reglas básicas en la parte superior: Resalta las reglas de la celda es Reglas superiores / inferiores.

Resalte las reglas de celda y las reglas de arriba a abajo en formato condicional

En Resalta las reglas de la celda sección, encontrará las siguientes opciones:

  • Más grande que

  • Menos que

  • Entre

  • Igual a

  • Texto que contiene

  • Una fecha que ocurre

  • Valores duplicados

En Reglas superiores / inferiores sección, encontrará las siguientes opciones:

  • Los 10 mejores artículos

  • 10% superior

  • Últimos 10 artículos

  • 10% menor

  • Por encima de la media

  • Por debajo del promedio

Elija la regla que se adapte a sus necesidades. En este ejemplo, estamos usando el Más grande que regla. Luego haga clic en Resalta las reglas de la celda > Más grande que.

Seleccione Mayor que en las reglas de resaltado de celdas

3. Seleccione Formato

Al seleccionar su condición, aparecerá una ventana de formato. A la izquierda, ingrese un valor en el archivo Dar formato a las celdas que son mayores que sección. En este caso, entraremos 140 ya que queremos destacar a los colaboradores que han realizado más de 140 unidades de venta.

Junto a él, verá el menú desplegable para el estilo de formato. Puede seleccionar entre las siguientes opciones:

  • Relleno rojo claro con texto rojo oscuro

  • Relleno amarillo con texto amarillo oscuro

  • Relleno verde con texto verde oscuro

  • Relleno rojo claro

  • Texto rojo

  • Borde rojo

Estas opciones de formato son comunes a todas las reglas. En este ejemplo, destacamos un resultado positivo (una venta), por lo que seleccionaremos Relleno verde con texto verde oscuro.

Seleccione el estilo de formato

Hacer clic OKy verá los campos relevantes resaltados con relleno verde y texto verde oscuro.

Resultados del formato más grande que condicional

Puede establecer reglas de formato condicional ilimitadas en una hoja de cálculo; también puede establecer varias reglas para el mismo rango de celdas. Excel Online prioriza la regla más reciente, por lo que si aplica reglas de estilo diferentes a las mismas celdas, la nueva regla sobrescribirá la anterior.

Para borrar todas las reglas, vaya a Formato condicional > Reglas claras y seleccione Eliminar reglas de toda la hoja. Si desea borrar solo las reglas para el rango seleccionado, haga clic en Borrar reglas de celdas seleccionadas.

Opción de reglas claras

Tipos de reglas y estilos de formato

Ahora que sabe cómo crear reglas de formato condicional, exploraremos todas las opciones de formato disponibles en Excel Online.

Resalta las reglas de la celda

Las reglas de celda de resaltado, como Mayor que, Menor que, Igual a y Entre, se explican por sí mismas utilizando el tutorial que acabamos de proporcionar. Así que echemos un vistazo a las últimas tres opciones.

Texto que contiene: Esta regla lo ayudará a resaltar las celdas que contienen texto en particular. Esto puede resultar útil si desea ver cuántas veces aparece un nombre. En nuestra hoja de demostración, podemos usar esta regla para separar visualmente a los empleados de Tampa.

Resalte el texto que contiene Tampa

Una fecha que ocurre: Esta es una regla dinámica. Puede resaltar las celdas que contienen la fecha del último mes, la última semana, el próximo mes, etc.

Regla en la que se produce la fecha

Valores duplicados: Esta regla se utiliza para encontrar valores duplicados y únicos. Seleccione el intervalo y en el cuadro de opción seleccione entre Duplicar es Único para aplicar la regla.

Regla de valores duplicados

Reglas superiores / inferiores

Las reglas de arriba / abajo lo ayudan a resaltar rápidamente los mejores y peores resultados de un rango seleccionado, sin la necesidad de matemáticas.

No hay opciones de personalización para las reglas por encima del promedio y por debajo del promedio, pero las reglas del 10% superior y 10 principales se pueden personalizar.

Regla de los primeros 10 artículos

Cuando haces clic Los 10 mejores artículos, podrá cambiarlo a cualquier número que desee, es decir, puede resaltar el elemento superior, los cinco elementos principales o los primeros 100 elementos. En nuestra hoja de demostración, podemos usar esta regla para destacar a los tres artistas principales en función de las ventas de unidades.

Es la misma historia con las reglas del 10% superior, los 10 últimos artículos y el 10% del último.

Barras de datos, escalas de color y conjunto de iconos

Las últimas tres opciones de la sección Formato condicional son puramente visuales.

Barras de datos agrega una barra de color al fondo de la celda. Puede elegir entre una selección de colores degradados y colores sólidos. Resalte su rango de celda y aplique un Barras de datos ajuste para ver visualmente los datos en formato de gráfico de barras. Cuanto más larga sea la barra, mayor será el número.

Visualización de barras de datos

Escalas de color es aún más interesante. Una vez que haya elegido el rango de celdas y seleccionado un ajuste preestablecido, se aplicará automáticamente un sistema de jerarquía basado en colores para que no tenga que hacerlo.

Hay más opciones de escala disponibles. El primero es el más utilizado Verde, amarillo, rojo escalera. Cuando se aplica, agregará un fondo verde a las celdas con los valores de celda más altos y un fondo rojo para los valores de celda más bajos. Los números intermedios se dividirán utilizando tonos de naranja y amarillo, según los valores numéricos. Excel Online ofrece doce formatos de rampa de colores diferentes.

Ejemplo de escalas de colores

Conjunto de iconos es la última opción en la sección de formato condicional y se utiliza mejor sobre una regla de formato existente. Esta función agrega pequeños íconos al borde de la celda. Al igual que la función Escalas de color, los iconos se agregan dinámicamente en función del valor numérico y cambiarán cuando se modifiquen los valores. Puede elegir entre flechas, formas, círculos de colores, informes e iconos indicadores.

El icono marca la regla

Esto cubre los conceptos básicos del formato condicional de Excel. Ahora que conoce sus opciones, use las nuestras hoja de demostración para jugar con la función.

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