Cómo utilizar Microsoft Teams de forma gratuita

Microsoft Teams es una aplicación de chat grupal, esencialmente la respuesta de Microsoft a Slack. Hasta hace poco, solo se ofrecía a empresas que pagaban los niveles más altos de Microsoft 365, pero ahora existe una versión gratuita que es, en muchos sentidos, más generosa que la versión gratuita de Slack.

¿El problema? Comenzar con Microsoft Teams es realmente confuso. He configurado y probado software profesionalmente durante más de una década y he tenido problemas para iniciar sesión por primera vez. También lo hicieron algunos de mis colegas, incluido un ingeniero senior.

"Gratis" no significa "amigable para el consumidor". Microsoft Teams parece diseñado para organizaciones con una suscripción a Microsoft 365 en toda la empresa y personal de TI responsable de la implementación. Pero si está usando la versión gratuita de Teams, es solo usted contra la aplicación.

Aquí está nuestra guía para configurar la versión gratuita de Microsoft Teams, con un desglose de lo que se ofrece y lo que no se ofrece en la versión gratuita.

Cómo configurar la versión gratuita de Microsoft Teams

El mejor lugar para comenzar con Microsoft Teams es esta página de destino. Haga clic en el Registrate gratis botón. Se le pedirá que inicie sesión con una cuenta de Microsoft (es decir, su cuenta personal de Microsoft) o que cree una.

Membresía de Microsoft Teams

Si no tiene una cuenta de Microsoft, simplemente ingrese su dirección de correo electrónico. Se le preguntará para qué planea usar la cuenta gratuita de Teams.

Elige si

Elegir Para el trabajo. (La Para amigos y familiares la opción lo redireccionará a Skype; la Para la escuela La opción lo redireccionará a Microsoft 365 for Education, que solo funcionará para direcciones de correo electrónico .edu aprobadas. Luego, complete la creación de su nueva cuenta de Microsoft agregando una contraseña, confirmando su dirección de correo electrónico e ingresando alguna información de contacto. Al final, se le preguntará si desea utilizar la aplicación de escritorio o la aplicación web.

Aplicación web o de escritorio

Utilice el que prefiera por ahora; siempre puede cambiarlo más tarde. Eventualmente se lanzarán los equipos. Una cosa importante a tener en cuenta: ahora eres el administrador tanto de una organización como de un equipo lleva el nombre de la empresa que proporcionó cuando ingresó su información de contacto. Por ejemplo: utilicé "Zapier Content" como el nombre de mi empresa. Microsoft Teams creó una "organización" llamada "Contenido de Zapier" es un "equipo" llamado "Zapier Content". Puedo crear más equipos si quiero y ellos serían parte de la organización "Zapier Content".

Es un poco confuso, pero fundamentalmente la organización es la organización más grande y los equipos son los subgrupos más pequeños dentro de ella. ¿Por qué meterse en todo esto ahora? Porque Teams se basa en la suposición de que forma parte de una organización formada por usuarios ya activos de Microsoft 365. Esto se hace evidente si hace clic en el destacado Agregar otras personas botón en su equipo.

Bienvenido a Teams

La interfaz que aparece ofrece la posibilidad de buscar su organización, que actualmente está vacía.

Estoy buscando tu organización vacía

Los nuevos usuarios gratuitos no tienen organizaciones en las que buscar; están construyendo una nueva organización desde cero. La solución es invitar a personas a su organización, lo que puede hacer haciendo clic en su foto de perfil en la esquina superior derecha y luego haciendo clic en Administrar organización.

Administra tu organización en Microsoft Teams

Desde aquí puede agregar otros miembros usando el archivo Invitar a la gente botón.

Invitar a la gente

Esto traerá algunas opciones.

Opciones para invitar personas

Hay un enlace que puede copiar y enviar a las personas, pero en nuestras pruebas funcionó de manera inconsistente para los usuarios gratuitos: las personas no pudieron iniciar sesión hasta que un administrador los aprobó, lo que generó todo tipo de confusión. También puede invitar a personas de sus contactos, pero si está usando una nueva cuenta de Microsoft, probablemente no tenga ninguna. Hemos tenido mucha mejor suerte usando el Invitar por correo electrónico opción.

Invitar a personas por correo electrónico en Microsoft Teams

Los usuarios que invite de esta manera pueden iniciar sesión de inmediato, lo que es más fácil para todos los involucrados.

Usar Microsoft Teams para comunicarse

Después de que algunos miembros se hayan unido, puede comenzar a usar Teams para comunicarse.

¿Cómo se limita la versión gratuita de Microsoft Teams?

La versión gratuita de Teams no ofrece todo lo que obtienen los usuarios pagos, pero las limitaciones no son serias en absoluto. Aquí hay un desglose rápido de los límites de Microsoft Teams, según Microsoft.

  • Espacio de almacenamiento limitado. Las organizaciones de equipo gratuitas reciben 10 GB de almacenamiento compartido, más 2 GB por persona para almacenamiento personal. Las versiones de pago obtienen 1 TB de almacenamiento por persona, que es 500 veces más.

  • Sin colaboración con las aplicaciones de escritorio de Office. No importa si ya posee las versiones de escritorio de Microsoft Word, Excel y otras aplicaciones; los usuarios gratuitos no pueden usarlas para colaborar en tiempo real con sus colegas de Teams. En su lugar, necesitan usar aplicaciones web. Los usuarios pagos pueden colaborar en documentos utilizando las versiones de escritorio reales de las aplicaciones de Office.

  • No hay reuniones programadas. Los usuarios gratuitos pueden iniciar llamadas de audio y video cuando lo deseen, pero no pueden programarlas con anticipación.

  • Sin grabación de reuniones. Los usuarios gratuitos no pueden utilizar la funcionalidad incorporada para grabar reuniones.

  • Sin conferencia telefónica. Las reuniones de equipos organizadas por usuarios gratuitos no tienen números de teléfono, lo que significa que nadie puede unirse a la conferencia mediante una línea telefónica.

Mensajería directa en Microsoft Teams

¿Cómo se compara la versión gratuita de Microsoft Teams con la versión gratuita de Slack?

Slack también ofrece una versión gratuita, pero Microsoft Teams es mucho más generoso cuando se trata de funciones gratuitas. Aquí hay un desglose rápido:

  • Almacenamiento ilimitado. Slack restringe a los usuarios gratuitos el acceso a su archivo, mostrando y buscando solo los 10,000 mensajes más recientes. Microsoft Teams ofrece a los usuarios acceso gratuito al archivo completo.

  • Acceso de invitados. Slack no permite que los invitados se unan a cuentas gratuitas.

  • Llamadas grupales. Slack no permite videollamadas grupales ni llamadas de voz en la versión gratuita. Microsoft Teams lo hace.

Por otro lado: crear un nuevo Slack es rápido y fácil. Como hemos establecido, configurar la versión gratuita de Microsoft Teams es complicado. Consulte nuestro análisis de Slack y Microsoft Teams para obtener una comparación más detallada.

Automatizar Microsoft Teams con Zapier

¿Quiere sacar más provecho de Microsoft Teams? Zapier puede conectar esta aplicación de chat de equipo a miles de otras aplicaciones, lo que le permite crear automatizaciones personalizadas llamadas Zaps. Por ejemplo, su equipo puede mantenerse informado cuando llegan nuevos clientes potenciales.

También puede averiguar cuándo se agregan nuevas filas a una hoja de cálculo o base de datos.

Incluso puede conectar Microsoft Teams a las aplicaciones de Google, lo que le permite recibir un mensaje en Teams cuando alguien completa un formulario de Google o cuando un evento de Google Calendar está a punto de comenzar.

Estas son solo algunas posibilidades. Consulte las integraciones de Zapier de Microsoft Teams para crear las suyas propias.

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