¿Cuándo deberías automatizar una tarea?

Lo más probable es que hayas automatizado algo sin siquiera darte cuenta.

¿Recibe un correo electrónico automático antes de que comiencen los eventos del calendario? Esta es la automatización. ¿Recibe una alerta de texto cuando es casi la hora de renovar una receta o para recordarle una próxima cita? ¡Automatización de nuevo!

5 cosas que deberías automatizar hoy

Pero si no está acostumbrado a crear flujos de trabajo automatizados por su cuenta, puede resultar abrumador pensar en cómo podría utilizar la automatización para ahorrar tiempo. ¿Cómo decides qué automatizar? ¿Qué puedes hacer mejor si no lo haces tú mismo? ¿De dónde empiezas?

Preguntamos a los superusuarios y empleados de Zapier cómo saben cuándo automatizar una tarea. Esto es lo que tenían que decir:

Esta es una actividad que debe hacer con frecuencia o en un horario

Al tratar de decidir qué aspectos de su trabajo debe automatizar, una gran primera pregunta es: ¿qué actividades realiza con más frecuencia?

Las tareas que deben realizarse con frecuencia o según lo programado son perfectas para la automatización porque los beneficios son inmediatos. Pasará menos tiempo cada día en trabajos repetitivos, que rápidamente pueden volverse pesados ​​o molestos.

"Si es algo que tengo que hacer tres veces, lo más probable es que tenga que hacerlo una cuarta y una quinta", dice Kristie Wirth, que trabaja en Zapier como científica de datos. "Cuando siento la tentación de agregar algo como una tarea recurrente en mi aplicación de tareas pendientes, sé que probablemente sea una buena solución para la automatización. Incluso si es solo una tarea anual, intentaré automatizarla".

Consejo: Schedule by Zapier es un excelente lugar para comenzar a automatizar las cosas que desea que sucedan en un horario establecido.

Del mismo modo, el ingeniero de front-end Caleb Peterson dice que intenta identificar las partes de su trabajo diario que son repetitivas pero también frustrantes de hacer manualmente.

"Trataré de automatizar una tarea cuando sea parte de mi flujo de trabajo diario que sea repetitiva u odiosa", dice. "Un gran ejemplo es buscar el enlace o la ubicación de la reunión en mi Calendario de Google. Tengo un Zap que deja caer la ubicación del evento del Calendario de Google en Slack, por lo que puedo llevarlo allí mismo, en lugar de tener que buscarlo para cada reunión que tener en. un día. "

Estos Zaps guiados lo ayudarán a comenzar.

Implica mover información entre aplicaciones

Seamos honestos: copiar y pegar lleva tiempo y es terriblemente aburrido. Lo mismo ocurre con otras formas manuales de mover datos, como exportar archivos CSV desde una aplicación y luego importarlos a otra. Y si tiene que repetir el proceso varias veces en el transcurso de un día o una semana, rápidamente se vuelve inmanejable.

"Al decidir si una empresa es adecuada para la automatización, me pregunto: ¿está utilizando software / productos SaaS de principio a fin?" explica Bryan Golkhajeh, un experto en Zapier con Carga de trabajo.

Las actividades que implican mover datos entre aplicaciones son perfectas para la automatización. Por ejemplo, puede crear nuevos clientes potenciales en su CRM cada vez que alguien complete un formulario en su sitio web o se registre en una campaña de marketing por correo electrónico.

Consejo: Encuentre su CRM en nuestro directorio de aplicaciones y descubra cómo Zapier puede ayudarlo a capturar y responder a clientes potenciales más fácilmente.

Es aburrido y no requiere pensamientos de orden superior.

Otra cosa clave a considerar es si una actividad realmente necesita un toque decididamente humano. ¿Requiere creatividad, habilidades para resolver problemas o inteligencia emocional? Si es así, es posible que no desee automatizarlo. Pero si se trata de una tarea simple y aburrida que no requiere un pensamiento complejo, una plataforma de automatización como Zapier podría manejarla fácilmente.

Andrew Davison, un experto en Zapier en Luhhu, sugiere identificar las actividades que le gustaría no tener que hacer.

"En pocas palabras, pregunto:

  • ¿Es esta una actividad que hago más de una vez al mes?

  • ¿Implica los mismos pasos cada vez?

  • Desearía poder hacer algo pero ¿Esto?"

Te aleja de lo que realmente quieres hacer

Y esta, en última instancia, es la respuesta para la mayoría de las personas: automatizan tareas que los mantienen alejados de lo que quieren que hagan.

A veces, estas compensaciones son funciones críticas para el negocio.

"Considero cuánto tiempo le quita una empresa a las funciones comerciales centrales, como las ventas o las conversaciones con los clientes", dice Golkhajeh. "Si la respuesta es de más de 15 a 20 minutos al día y es un proceso basado en reglas que usa el software de principio a fin, ya estoy pensando en automatizarlo".

Explica que, para él, la automatización no se trata solo de ahorrar unos minutos aquí y allá. Se trata de cómo ese tiempo se acumula a largo plazo.

"Todos esos pequeños bloques de tiempo se acumulan en el transcurso de un año", dice. "Simplemente haga los cálculos: 15 minutos ahorrados por día hábil, más de 252 días hábiles promedio en un año, equivalen aproximadamente a 3.000 minutos ahorrados. Más de 60 horas. "

Empiece a automatizar con Zapier hoy

¿Tiene una idea de qué trabajo podría delegar en Zapier? A continuación, se incluyen algunos recursos que pueden ayudarlo a comenzar:

¿Listo para probar algo por ti mismo? Busque las aplicaciones que más usa en nuestro directorio de aplicaciones y encuentre un Zap que funcione para usted.

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