¿Cuándo silenciar el audio durante una videollamada?

La gente dedica más tiempo que nunca a las videollamadas, pero las grandes preguntas siguen sin respuesta. Específicamente: ¿cuándo debes silenciarte? ¿Y cuándo está bien dejar la cámara apagada?

Por lo que puedo decir, incluso las personas muy conocedoras de la tecnología no tienen idea de cuál es la etiqueta, por lo que es hora de una decisión final:

Si hay cinco personas o menos en la llamada, no silencie. Si son seis o más, silencia el sonido a menos que sea usted la persona que está hablando en ese momento.

Eso es todo. Esta es la regla ahora. Gracias por leer.

Espera, ¿quieres que te explique? Bueno, veamos por qué creo que esta es la regla objetiva y definitiva para todas las videollamadas en el futuro, así que describamos algunas excepciones. Después de eso, podemos hablar de videos.

Porque cinco personas es la mejor línea para silenciarse durante las videollamadas

Todos pueden estar de acuerdo en que se requiere la desactivación predeterminada para reuniones grandes. En Zapier, regularmente celebramos reuniones a gran escala con más de 300 asistentes; sería un caos si todos dejaran sus micrófonos encendidos. Sin embargo, para reuniones con dos o tres personas, dejar los micrófonos encendidos permite que las conversaciones fluyan de forma natural.

Entonces está claro que hay una línea en algún lugar, pero ¿cómo llegué al número cinco? Comencé entrevistando a mis colegas de Zapier. Somos un negocio solo remoto, lo que significa que gastamos Mucho de tiempo en videollamadas. No todos estuvimos de acuerdo (y varias personas me siguieron), pero las respuestas más comunes fueron cinco o seis personas.

Les pregunto a mis compañeros de trabajo cuántas personas deberían unirse a una llamada antes de que todos tengan que silenciar y los votos lleguen a través de emojis.

Se sentía bien, pero no estaba seguro de por qué, hasta que mi colega Erin habló.

Creo que en cualquier número de personas, puedes ver caras claramente a la vez (mi pensamiento es 5) para monitorear las señales que están a punto de hablar.

Creo que esta es la verdadera razón por la que necesitas silenciar a más de cinco personas. El software de videoconferencia solo muestra un número limitado de personas en la pantalla al mismo tiempo. Solo puede captar las señales no verbales de alguien si puede verlas, y las señales no verbales son esenciales para saber quién está a punto de comenzar a hablar o cuándo alguien ha terminado con lo que está diciendo. Pierdes esas señales no verbales e inevitablemente todos terminarán hablando entre ellos. El retraso inherente en las videollamadas empeora aún más la situación, lo que significa que es imposible un flujo natural de conversación.

Básicamente, si puede ver a todos en la llamada, puede tener una conversación como si estuvieran todos en la misma habitación. Si no puede, debe apoyarse en la distancia y silenciar.

Durante nuestras reuniones semanales para todos, todos silencian sus micrófonos a menos que estén presentando. Cuando las personas tienen preguntas, lo hacen mediante el chat integrado u otros servicios basados ​​en texto. El presentador a veces hará preguntas de seguimiento, momento en el que la persona que hizo la pregunta inicial se despertará y continuará la conversación en voz alta. Este sistema funciona para nosotros en reuniones más grandes, pero para reuniones de equipo más pequeñas, tendemos a mantener nuestros micrófonos encendidos todo el tiempo para que podamos tener una conversación natural.

Por supuesto, esto se vuelve borroso. La cantidad de personas que puede ver al mismo tiempo depende del software de videoconferencia que esté usando y cómo lo haya configurado. Se podría argumentar que el número real debería ser de cuatro, cinco o seis personas. Pero esto es Internet, y nadie se ha vuelto viral por ofrecer un enfoque inteligente y matizado de un tema complejo. Entonces: cinco personas es la regla.

¿Hay alguna razón para silenciar el audio en reuniones pequeñas?

Mi regla, que es eterna y sin duda alguna, tiene algunas excepciones. Estas son las razones para silenciar el audio incluso si está en una reunión con menos de cinco personas:

  • Alguien esta presentando. Algunas reuniones pequeñas incluyen presentaciones y es una buena idea silenciar y escuchar. (Me gusta interrumpir las presentaciones con bromas, pero a nadie más le gusta esto de mí, así que me quedo sin audio).

  • Hay obras en curso, niños ladrando, perros gritando o cualquier tipo de ruido fuerte cerca. Esto distraerá a todos: permanezca en silencio hasta que necesite decir algo.

  • Estás comiendo. En general, no debes comer durante las reuniones de grupos pequeños, pero algunos días no son más que reuniones y tienes que comer en algún momento. Sin embargo, deje el micrófono apagado porque nadie quiere escucharlo.

  • Estás interrumpido. Las reuniones no ponen la vida en suspenso. A veces tendrá que levantarse para abrir la puerta o usar el baño. Solo asegúrese de apagarse primero, especialmente si usa auriculares, porque de lo contrario todas oirás todo.

Probablemente pueda pensar en otras excepciones. Lo importante es no silenciarse durante una pequeña reunión a menos que tenga una buena razón.

¿Y el video? ¿Debo dejarlo encendido?

Probablemente también se esté preguntando si debería dejar el video encendido, así que tomemos otra decisión final: siempre deja la cámara encendida.

¿Por qué? Como dijimos anteriormente, las señales no verbales hacen que las personas sean mucho menos propensas a hablar entre ellas. Sin embargo, incluso cuando no estás hablando, dejar la cámara encendida hace que todos se sientan más como si estuvieran en la misma habitación, lo que hace que las reuniones sean mucho más fluidas.

Pero existen algunas excepciones. No dude en desactivar su video si:

  • Tu conexión a Internet no funciona. Un video tartamudo es mucho peor que ningún video. Existe la posibilidad de que las personas puedan escucharlo claramente si apaga el video, así que hágalo.

  • Actualmente estás en tránsito. Es probable que tu conexión no sea buena en la carretera. Además, no podrá encuadrarse lo suficientemente bien como para que el video sea útil. Siéntete libre de apagarlo.

  • Estás en una gran reunión y no vas a decir nada. No hay razón para mantener la cámara encendida si nadie te ve de todos modos. Si terminas hablando, debes volver a encender la cámara. Nadie se dará cuenta de que estás haciendo esto a menos que se estén desplazando por los videos, lo que honestamente es una peor ofensa de etiqueta que dejar el video apagado.

  • Todos en la llamada acordaron hacer solo la voz. El video es útil, pero a veces el audio es simplemente más simple, especialmente para discusiones rápidas uno a uno.

advertencia: Es común que las videollamadas se graben en empresas remotas, por lo que las personas que se pierden la reunión pueden ponerse al día más tarde. Ten esto en cuenta, porque también se graba tu rostro. Es posible que las personas en la llamada no se den cuenta de que estás enviando mensajes de texto y riéndote en momentos inapropiados, pero ahora hay infinitas oportunidades para que otras personas lo vean.

Apague y apague el video de forma predeterminada al iniciar una reunión en Zoom

Puede ser mejor dejar el video encendido y el micrófono sin silenciar durante una reunión, pero eso no significa que lo desee. Comienzo una reunión como esa, especialmente si a veces haces clic en una reunión antes de darte cuenta de que todavía estás en bata de baño. A continuación, se explica cómo configurar el zoom para que el video y el audio estén silenciados al unirse a una reunión por primera vez. Para que pueda encender todo cuando esté realmente listo.

Abra Zoom y haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha.

Agrandar

Ir video, Entonces revisa Apagar mi video cuando me uno a la reunión.

Desactivar el video de forma predeterminada en Zoom, incluso mi sombrero favorito

Luego ve a Audio, Entonces revisa Silencie el micrófono cuando asista a una reunión.

Silenciar el micrófono de forma predeterminada en Zoom

Recuerde encender el video y el audio cuando comience la reunión, si corresponde.


No importa cuán asombrosa se vuelva la tecnología de videoconferencia, las videoconferencias nunca serán lo mismo que las reuniones en persona. Para organizar reuniones efectivas con esta tecnología, debe ser consciente de las diferencias y desarrollar reglas informales o definitivas que cambien la vida para facilitar las cosas.

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