Por qué Google Sheets debería ser su lista de tareas pendientes

Utilizo Google Sheets como mi lista de tareas pendientes.

Me alegro de quitármelo del pecho. Probé innumerables aplicaciones con listas de tareas pendientes (Trello, Recordatorios, Todoist, Asana, la lista continúa) y la que no me ha defraudado o, peor aún, me ha abrumado es Google Tasks. Y eso funciona para las cosas personales: es suficiente para recordarme lavar la ropa, llamar a mi dentista o concertar una cita con el veterinario para mi cachorro. Pero en el trabajo, no lo logrará. No es lo suficientemente personalizable y no hay suficientes campos distintos para tareas de trabajo inevitablemente complejas. Google Sheets lo resuelve.

Haga que sus hojas de cálculo funcionen para usted

No, no es una aplicación de lista de tareas pendientes, pero por eso me encanta. Es una aplicación que ya uso. Es altamente personalizable. Y requiere muchos menos clics que la mayoría de las otras opciones. Y seamos realistas: nadie tiene tiempo para clics adicionales, solo desea hacer el trabajo, no manejar el trabajo que necesita hacer.

A continuación, se explica cómo utilizar una hoja de cálculo como lista de tareas pendientes.

Índice de contenidos

    Plantilla de lista de tareas de Hojas de cálculo de Google

    Todo lo que necesita para comenzar a usar Google Sheets, ya que la lista de tareas pendientes es hacer una copia de Este modelo. Está lejos de ser un sistema avanzado y tengo algunas notas sobre cómo personalizarlo y adaptarlo. Entonces, si quiere tomar el asunto en sus propias manos, puede detenerse aquí y hacer el papel suyo. Pero para obtener una solución detallada, sigue leyendo.

    Hojas de cálculo de Google para hacer una plantilla de lista

    La configuración básica

    Cuando se trata de actividades comerciales, generalmente hay dos cosas críticas de las que debe realizar un seguimiento: qué hacer y cuándo hacerlo, y luego ... otras cosas. Entonces esas son las tres columnas principales que verá en la hoja de cálculo:

    • Día y hora

    • Tareas

    • Otras cosas: notas / enlaces

    Por supuesto, siempre puede personalizar esas columnas o agregar nuevas.

    Por ejemplo, como planeo mis semanas día a día, tal vez no use la lista de tareas pendientes como un programa, por lo que no tendría una columna para Día.

    O tal vez desee agregar algún tipo de etiqueta a su tarea. Simplemente agregue otra columna para la etiqueta. Si es coherente con sus etiquetas, puede ordenar o filtrar la hoja de cálculo en función de esa columna para agrupar tareas similares. Si no eres consistente, no soy 100% consistente, obtienes la máxima flexibilidad. Sus etiquetas pueden variar de una semana a otra y solo sirven como recordatorios rápidos de lo que hay en su plato.

    A veces es útil tener una idea de cuánto tiempo puede llevar una tarea. Puedes tener un Estimación de tiempo columna y suelte el número estimado de horas allí. Recomiendo usar incrementos de media hora (por ejemplo, 0.5, 1, 1.5, etc.) para que no termines con tiempos de batalla. Si realiza muchas tareas más pequeñas, puede continuar en incrementos de 15 minutos (por ejemplo, .25, .5., .75, etc.). El seguimiento de su tiempo es especialmente útil si desea asegurarse de tener suficiente tiempo para hacerlo todo. Resalte esas celdas de la semana y asegúrese de que no sean más de 40.

    Lo entiendes: esto es solo una plantilla, y es tuyo para personalizarlo.

    El último componente clave es dividir la hoja en semanas. Utilizo una barra gris sólida con fechas en la columna más a la izquierda para separar visualmente las semanas, y suelo tener alrededor de un mes de semanas listo para ingresar tareas. Y luego agrego una sección en la parte inferior para las cosas que están más adelante: las actividades "posiblemente". De esa manera, todavía puedo desplazarme rápidamente para ver qué está pasando, pero me concentro en el aquí y ahora.

    Dar formato a su lista de tareas pendientes

    Lo mejor de usar Google Sheets u otra herramienta de hoja de cálculo para su lista de tareas es que tiene muchas opciones de formato. A veces cambio el color de una celda para indicar que tiene una prioridad alta. Otras veces lo ejecuto. Y otras veces solo escribo IMPORTANT en frente de eso. Déjalo funcionar.

    Pero si desea ser más consistente, puede elegir colores para indicar cosas específicas: prioridad, nivel de compromiso, tipo de negocio o cualquier otra cosa que desee poder ver de un vistazo. Por ejemplo, siempre resalte una línea en azul si tengo que estar fuera de la oficina. De esa manera, no planifiqué demasiado la semana. Y resalto una línea en rojo si no es negociable, lo que tengo que hacer el día que está programado debido a una fecha límite externa.

    Y debido a que tiene opciones de formato de texto, que muchas listas de tareas pendientes no tienen, puede hacer que el formato sea tan granular como desee. Ponga en negrita algunos tipos de actividades, ponga otras en cursiva o incluso agregue un borde alrededor de las celdas. Lo que sea que te llame la atención visualmente, síguelo. Incluso puede utilizar el formato condicional para formatear automáticamente líneas que contienen texto específico, por ejemplo, si siempre desea resaltar líneas con el nombre de una persona específica, como un cliente importante o su jefe.

    El proceso

    Cada semana, agregará actividades a medida que surjan. Agregue una línea, libere la tarea y agregue cualquier otra información o etiquetas que desee. Dado que mover tareas es tan fácil como arrastrar una fila a una nueva ubicación, puede volver a priorizar fácilmente sin saltar entre vistas o hacer clic doce veces para llegar a donde necesita ir. Además de agregar actividades, el proceso es simple.

    1. Tacha el texto cuando termines la actividad. Puede usar atajos de teclado para hacer esto. En una Mac, es command+shift+X y en una PC es Alt+Shift+5.

    2. Al final de la semana, oculte las filas de la semana anterior para que la semana actual siempre esté en la parte superior. Para hacer esto, resalte las filas que desea ocultar, luego haga clic derecho y seleccione Ocultar filas [numbers of selected rows].

    Como era de esperar, utilizo Zapier para automatizar mi lista de tareas pendientes. Mi Zap favorito de todos los tiempos (nuestra palabra para el flujo de trabajo automatizado entre aplicaciones) es simple: envíe cualquier mensaje que guarde en Slack a mi lista de tareas pendientes de Google Sheets. Vivimos en Slack en Zapier, por lo que la mayor parte de mi tarea proviene de allí o de mi cerebro.

    Envío el mensaje a Tarea columna y el enlace del hilo de Slack al archivo Notas / Enlaces columna. De esa manera, puedo mirar hacia atrás en el hilo si necesito más información cuando sea el momento de completar la tarea.

    También configuré zaps específicos para algunos de mis flujos de trabajo recurrentes con listas de tareas pendientes. Por ejemplo, cada vez que nuestro equipo de Asociaciones solicita contenido, recibo una notificación en Slack con el mismo mensaje. En lugar de copiarlo a mi lista de tareas pendientes cada vez, dejo que Zapier lo haga automáticamente. My Zap busca cualquier mensaje de Slack que contenga texto new partner marketing content request e inmediatamente lo envía a mi lista de tareas pendientes.

    Va al final de mi lista de tareas pendientes, y cada vez que tengo tiempo de inactividad, voy a mi lista de tareas pendientes y veo qué hay de nuevo en Slack, luego lo arrastro al lugar apropiado.

    Por supuesto, si vive en el correo electrónico, puede configurar el mismo sistema: Por ejemplo, puede enviar todos los correos electrónicos con una etiqueta específica a su hoja de cálculo.

    Tenga en cuenta que si usa Zaps para automatizar la lista de tareas pendientes de su hoja de cálculo, no puede meterse con nada más que los datos en las celdas individuales de su hoja de cálculo. Por ejemplo, si elimina una columna o fila, puede estropear el Zap y tendrá que configurarlo nuevamente. Dicho esto, en los años que llevo haciendo Zapping en mi hoja de cálculo, no se ha roto ni una vez.

    Preguntas frecuentes

    Recibo muchas preguntas sobre este sistema y, a veces, la respuesta es simplemente "no, no puede hacer eso". Pero mi versión es bastante simple y hay muchas formas de complicar, es decir, mejorar el sistema. Así que aquí hay un puñado de preguntas frecuentes para decidir si la lista de tareas pendientes de Google Sheets podría funcionar para usted.

    ¿No se abarrota?

    Si oculta las actividades de las semanas anteriores, suele ser bastante manejable. Pero si cree que su sección "eventualmente" se está alargando o si tiene una categoría completa de elementos que realmente no encajan, siempre puede agregar una nueva hoja de cálculo. Por ejemplo, agregué una hoja de trabajo para Leer para mantener una lista de lecturas relacionadas con el trabajo. Puedo visitar esta hoja de trabajo para encontrar un artículo siempre que tenga tiempo de inactividad.

    Incluso puede automatizar esa hoja de cálculo legible más tarde enviándole todos los artículos nuevos de Pocket.

    Tachar es feo. ¿Puedo usar las casillas de verificación?

    Sí. Para mí, el tachado es una indicación visual más obvia de que se ha hecho algo, pero marcar una casilla es ciertamente satisfactorio.

    Resalte la columna que desea usar como columna de casilla de verificación y haga clic en Insertar> casilla de verificación. Ahora toda la línea será suya para que la marque.

    ¿Qué pasa con los recordatorios para las fechas de vencimiento?

    Una vez más, Zapier al rescate. Google Sheets no le enviará recordatorios, aunque puede configurar una fórmula de formato condicional para hacer que una celda cambie de color cuando vence algo. Pero con Zapier, puede recibir recordatorios de la forma que mejor se adapte a sus necesidades: correo electrónico, SMS, Slack, lo que sea.

    Agregue una columna de fecha de vencimiento, de modo que cada vez que agregue una tarea con una fecha de vencimiento, Zapier la leerá y le notificará cuánto tiempo antes de esa fecha desea. El evento desencadenante (lo que iniciará este flujo de trabajo o Zap) es agregar la fecha de vencimiento a la hoja de cálculo (Crear fila de hoja de cálculo). Luego agregará un paso de Retraso (Retrasar hasta) y retrasará la acción hasta el período de tiempo elegido antes de la fecha de vencimiento. Finalmente, seleccione su aplicación de acción, donde desea recibir una notificación de la próxima actividad, por ejemplo, correo electrónico o mensaje de texto o Slack, y el mensaje que desea enviarse a sí mismo para recordar su actividad.

    Otra opción: simplemente eche un vistazo a su horario una vez al día para ver si se debe algo.

    ¿Google Sheets funciona como una aplicación empresarial colaborativa?

    Yo diría que es mejor como una lista personal de tareas pendientes, pero definitivamente puedes compartirla como lo harías con cualquier otra hoja de cálculo y convertirla en una aplicación de equipo. Debido al historial de revisión detallado, no tiene que preocuparse por perder algo porque un colega lo editó accidentalmente.

    ¿Algo elegante sobre la hoja de cálculo que puedas hacer con ella?

    ¡Me alegro de que lo hayas preguntado! Sí. Puede crear un gráfico con un clic (usando el icono de gráfico en la barra de herramientas). Obtendrá algún tipo de análisis prediseñado de sus datos y podrá jugar con el rango y otros factores para crear un buen gráfico de, por ejemplo, qué días tienden a tener más actividad.

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    Alternativamente, puede usar la función Explorar para hacer a Google Sheets cualquier cantidad de preguntas en su lista de tareas pendientes. Le dará sugerencias como "Actividad más frecuente" o "¿Cuál es el porcentaje de la etiqueta? [tag name]"y así sucesivamente. Esto puede darle una idea de en qué está trabajando más y cómo emplea su tiempo, lo que puede ayudarlo a planificar sus días laborales de manera más productiva.

    Explorar Hojas de cálculo de Google

    No hay vergüenza en ir a la vieja escuela con tu lista de tareas pendientes. Aquí en Zapier, tenemos personas que usan correo electrónico, archivos .txt e incluso lápiz y papel (¡el horror!). Por lo tanto, si no puede encontrar una aplicación de lista de tareas que satisfaga todas sus necesidades, prueba Google Sheets durante una semana y ver si se pega.

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