¿Qué es Airtable? Y cómo cambiará su visión de las bases de datos

Técnicamente, puedes usar un cuchillo de mantequilla para cortar zanahorias frescas. Eso no significa que sea la mejor herramienta para el trabajo. La gente tiende a usar las hojas de cálculo de la misma manera, conformándose con una herramienta que funciona cuando sería mejor una base de datos.

¿Por qué la gente evita el uso de bases de datos? Porque pueden ser difíciles de usar y, a menudo, requieren habilidades de scripting SQL. Aquí es donde Airtable Adelante.

Airtable
Airtable reinventa la base de datos con una interfaz amigable

Airtable es una plataforma en línea fácil de usar para crear y compartir bases de datos relacionales. La interfaz de usuario es simple, colorida, amigable y permite a cualquiera crear una base de datos en minutos. Puede almacenar, organizar y colaborar con información sobre cualquier cosa, como listados de empleados, inventarios de productos e incluso búsquedas de apartamentos. Ni siquiera tiene que aprender lo que significa SQL, y mucho menos los scripts.

Base de datos vs. hoja de cálculo

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre una hoja de cálculo y una base de datos? A primera vista, las bases de datos se parecen mucho a las hojas de cálculo, con páginas de líneas de cuadrícula y pestañas. Organice los datos en filas y columnas como en una hoja de cálculo.

Aquí es donde terminan las similitudes. En una hoja de cálculo, utilizará funciones como =SUM(A1:A5) para calcular valores y hacer crujir números. En una base de datos, normalmente utilizará consultas SQL como SELECT * FROM Customers; para buscar y comparar datos. usted el podria comparar datos en una hoja de cálculo, pero las bases de datos son mucho más poderosas y mucho menos fáciles de romper.

Una base de datos relacional no solo almacena datos, almacena relaciones Entre esos datos, vinculando, por ejemplo, todas las canciones de su colección de música con categorías como artista, título y época. Luego, puede utilizar estos informes para responder cualquier pregunta que tenga. Almacenar datos relacionados juntos en una sola hoja de trabajo puede ser engorroso y generar errores cuando intenta ordenarlos y compararlos, pero con una base de datos, por ejemplo, podría filtrar fácilmente por resultados de los noventa con "bebé" en el título sin modificar la base de datos en sí. .

Cursor en un cuadro de búsqueda que dice "Encuentra una vista"

Una regla básica es que una base de datos es la más adecuada para organizar una gran cantidad de información. Las hojas de cálculo son la mejor solución para realizar cálculos. Airtable le ofrece lo mejor de ambos mundos: trabajar con una base de datos relacional es tan fácil como Google Sheets o Microsoft Excel.

Componentes básicos de Airtable

Hay cinco bloques de construcción básicos para una base de datos Airtable:

  • Bases

  • Mesas

  • Campos

  • Registro

  • Puntos de vista

Bases

Bases son bases de datos únicas con toda la información que necesitas para tu proyecto. Su base podría llamarse "Directorio de empleados" o "Compra de automóviles nuevos". (El nuestro se llama "Calendario y recursos editoriales".) Una base de datos contiene todos los datos necesarios para un proyecto. Puede comenzar con una base en blanco y construirla desde cero, pero comenzar con una plantilla es una buena manera de echar un vistazo debajo del capó y familiarizarse con lo que es posible. Airtable ofrece una biblioteca sólida de plantillas precargadas con datos de muestra relevantes que puede editar con los suyos. Por ejemplo, hay plantillas para un archivo. CRM personal, rastreador de proyectos, es un directorio de empleados.

Para usar una plantilla, seleccione + Nueva base en la página de inicio, elija una plantilla, luego haga clic en Usa la plantilla en la parte superior de la página. La plantilla del directorio de empleados está personalizada para realizar un seguimiento de los roles del equipo completo, las fechas de inicio, los cumpleaños, las alergias alimentarias y más.

Modelo airtable
Levanta el suelo comenzando con un modelo Airtable

Mesas

Mesas se utilizan para contener una lista de datos sobre un tipo particular de elemento. Cada base puede tener una o más tablas, similar a las hojas de trabajo en una hoja de cálculo. En la base del directorio de empleados, cada tabla alberga un tipo particular de información, como el nombre, la fecha de nacimiento y el departamento.

Mesas portátiles
Las tablas contienen datos sobre un tipo de artículo en su base de Airtable

En nuestro calendario editorial de Zapier, tenemos tablas para el calendario editorial real, una para las solicitudes externas entrantes, otra que almacena los nombres y correos electrónicos de todos nuestros trabajadores autónomos y alrededor de media docena de otros.

Campos

Cada columna de una tabla se denomina campo. Campos son el equivalente a las columnas de la hoja de trabajo, aunque los campos están diseñados para garantizar la coherencia de los datos. Cada campo tiene un nombre y se puede personalizar para incluir una amplia variedad de contenido, como fotos, archivos adjuntos, números de teléfono, fechas, casillas de verificación y más.

Campos aireables
Los campos son personalizables y dan consistencia a sus datos.

En nuestra tabla de calendario editorial, tenemos campos para fecha de publicación, autor, categoría editorial, estado, enlace al borrador y mucho más.

Registro

Registro son el equivalente en la base de datos de las filas y celdas de la hoja de cálculo. Cada registro es un elemento de su lista. En una tabla de empleados, cada registro es un empleado diferente, con datos en cada campo que detallan su nombre, departamento, dirección y más.

Record Airtable
En una tabla de empleados, cada registro es un empleado diferente

El poder de un relacional La base de datos se basa en sus relaciones. Sus registros en una tabla pueden tener una relación con sus registros en otra tabla agregando un enlace. Después de crear una asociación entre las tablas, puede usarla para obtener información de la otra tabla. Por ejemplo, mientras estamos en la tabla del directorio de empleados, podemos vincular a cada empleado a su departamento. Esto mostraría el nombre del departamento en la misma tarjeta que el empleado y facilitaría la extracción de información sobre ese departamento en cualquier momento. En nuestro calendario editorial, lo usamos para extraer los nombres de los autores de una tabla en el calendario editorial a otra.

También puede expandir un registro para ver toda su información en un solo lugar.

Expandir registro de mesa
Expanda un registro para ver toda su información en un solo lugar

Puntos de vista

Si bien puede ser útil ver todos los registros a la vez, también puede crear varios archivos puntos de vista para cada mesa en una base. Piense en una vista en Airtable como una lente diferente a través de la cual puede ver los mismos datos de la tabla a continuación. Estas vistas personalizadas pueden ser útiles cuando desea ver solo los registros que cumplen con ciertos criterios, tal vez para ver a todos los empleados del departamento técnico.

Piense en la cuadrícula con vistas visuales. Puede crear una vista de calendario, por ejemplo, para mostrar visualmente los cumpleaños de los empleados. (Lo usamos para mostrar publicaciones de blog por fecha de publicación).

Vista de calendario portátil
Cambiar a una vista de calendario para ver los registros visualmente

Una vista de galería representa sus registros como tarjetas grandes. Esta vista es especialmente útil para resaltar archivos adjuntos a sus registros, como fotos de empleados e informes de desempeño.

Vista de la galería de Airtable
La vista Galería representa los registros como tarjetas grandes.

Con la vista Kanban, puede ver sus registros en un tablero de cartón apilado. Puede hacer clic y arrastrar para mover tarjetas entre diferentes pilas o reorganizarlas dentro de una pila, una excelente manera de crear un flujo de trabajo para sus proyectos o mostrar en qué etapa se encuentra cada elemento en el que está trabajando.

Pantalla Kanban Airtable
La vista Kanban muestra los datos como pasos en un flujo de trabajo.

Importar contenido a Airtable desde otras aplicaciones

¿Se siente lo suficientemente seguro como para crear una base de datos de Airtable sin una plantilla? Utilice la función de importación para cargar datos de hojas de cálculo existentes y convertirlos en una base personalizable. También importe desde Asana, Trello e incluso sus contactos o la aplicación de calendario.

Importar datos de Airtable
Importa tus datos existentes a Airtable

Una vez configurada la base de datos, puede usar Zapier para enviar información automáticamente a Airtable cada vez que alguien envía un formulario, le envía un correo electrónico o cualquier otra cosa. Consulte estos 3 flujos de trabajo que le ayudarán a convertirse en un experto en Airtable.

La magia de Airtable radica en su flexibilidad para adaptarse a lo que necesites organizar, como quieras verlo.

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